Interne Kommunikation in Teams verbessern [diese eine geniale Lösung, die Sie noch nicht nutzen]

Warum scheitert interne Kommunikation?

Wissen Sie, was der größte gemeinsame Nenner zwischen Menschen ist, wenn interne Kommunikation scheitert? Ich sage es Ihnen:

Kollegen mit unterschiedlichem Wissens- und Bildungsstand.

Ein theoretisches Bild:

Wenn jeder wüsste, was der Andere weiß (und denkt), gäbe es keine Kommunikationsprobleme. Stimmen Sie mir zu?

In der Realität kommt es jedoch zu Kommunikationslücken. Diese führen zu Missverständnissen. Und Missverständnisse wiederum führen zu noch mehr Kommunikationsbedarf. Ein Teufelskreis.

Kollegen mit mehr Wissen sind es vielleicht sogar “leid”, anderen Kollegen immer wieder auf dasselbe hinzuweisen.

Manchmal sind unpassende Kommunikationsinstrumente und -regeln dafür verantwortlich, dass in Unternehmen oder Projekten das große Chaos ausbricht, obwohl alles viel leichter gehen könnte.

Aber nicht nur die Tools sind oft “Schuld”, sondern vor allem …

• unklare Botschaften,
• mangelnde Transparenz oder
• unzureichende Informationen

… sind Gründe, warum Sie fühlen, dass Ihre interne Kommunikation verbessert werden muss.

Lassen Sie mich eins klarstellen:

“Viel hilft viel”, ist keine Lösung. Im Gegenteil: Mehr zu kommunizieren, führt oft zu “Error durch Informationsüberflutung”. Streichen Sie deswegen folgende Lösungen aus Ihrem Kopf:

• Detailliertere Handbücher
• Mehr Meetings
• Ausführlichere Powerpoint-Präsentationen
• Mehr Tools und Regeln

Unsere Lösung: Visuelle Kommunikation für eine effektivere interne Kommunikation

Sie kennen es: “Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte.”

Schaffen Sie für Ihr Team mehr Klarheit, indem Sie Abläufe, Projekte oder Strategien in einem Bild erklären. Wir nennen es visuelles Storytelling.

Diese Methode wurde 1980 erschaffen, um komplexe Informationen für alle Beteiligten zugänglich zu machen – unabhängig vom Bildungsstand, sprachlichen Barrieren oder kulturellen Unterschieden.

Sind Sie Führungskraft?

Dann sind Sie dafür verantwortlich, dass klare Kommunikation gelebt wird. Wenn Sie keine klaren Botschaften formulieren, werden es Ihre Kollegen auch nicht tun.

Sie haben mit visueller Kommunikation die Möglichkeit, eine konstruktive Lösung zur Verbesserung der internen Kommunikation einzuführen.

Wir von Visual Facilitators helfen Ihnen dabei, Ihre Gedanken (oder die, Ihres Teams) in eine Visualisierung zu transformieren.

Aber wie genau funktioniert das?

Machen wir es konkret:

1. Ein Facilitator aus unserem 35-köpfigen Team hilft Ihnen, mit den richtigen Fragetechniken Ihre Gedanken und Ideen auf Papier zu bekommen.
   (Definition Facilitator: Zu Deutsch: “Prozessbegleiter” ist eine Person, die einer Gruppe von Menschen hilft, besser zusammenzuarbeiten, ihre gemeinsamen Ziele zu verstehen und zu planen, wie diese Ziele während Meetings oder Diskussionen erreicht werden können. Quelle Definition: Wikipedia)
   
2. In dem Prozess werden zusammenhängende Informationen gruppiert und in grafische Szenen übersetzt.
   
3. Aus dutzenden, richtig angeordneten Informationen, ergibt sich abschließend ein großes Bild.

Ist die Visualisierung erst mal fertig, wird sie für jede weitere Kommunikation als Grundlage genutzt. Führungskräfte setzen sie ein, um Mitarbeitern schnell und mit klaren Worten die Kernbotschaften zu erklären, ohne sie durch umfangreiche Texte oder Tabellen durchführen zu müssen.

Vorteile einer visuellen Kommunikation

1. Verbessert das Verständnis im Team
2. Erleichtert die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens
3. Gute Kommunikation hält motiviert und wertschätzt Kollegen
4. Baut Frust bei Kompetenzträgern im Team ab, weil Kollegen plötzlich verstehen, worum es geht

Eine Visualisierung kann nicht nur ausgedruckt Vor-Ort genutzt werden, sondern auch hervorragend für Remote Teams genutzt werden. Seit 2020 nutzen ca. 60 % unserer Kunden überwiegenden unsere Visualisierungen in digitalen Meetings.

Zugegeben: Diese Methode ist nicht „mal eben” bis morgen umgesetzt. In der Regel benötigen wir ca. 14 Tage, bis eine Visualisierung durchdacht und umgesetzt ist. Sobald Sie die Visualisierung fertig vor sich liegen haben, vereinfacht sie die Kommunikation im Team und zwischen den Teams drastisch.

Wichtig zu wissen: Eine Visualisierung muss nicht hübsch sein. Sie ist nicht Kunst, sondern strategisches Mittel zum Zweck. Deswegen sind die wichtigsten Fähigkeiten eines guten Facilitators …

1. konzentriert zuhören,
2. die richtigen Fragen stellen und
3. Konzepte vollständig verstehen zu können.

Da hilft es, wenn Sie mit einem Facilitator aus unserem Team zusammenarbeiten, der/die Erfahrung in Ihrer Branche hat. Da wir seit 2005 mit einem 35-köpfigen Team Visualisierungen anfertigen, haben wir praktisch für jede Herausforderung einen Branchenkenner im Team.

Anwendungsbeispiele und Erfolgsgeschichten

Sie können sich ein konkretes Bild machen, wie in Unternehmen unsere Visualisierungen zum Einsatz kommen, um Kommunikation zu vereinfachen. Dort sehen Sie, wie die Firma Schaeffler unsere Visualisierungen im Projektteam genutzt hat, um alle Beteiligten abzuholen und dadurch Klarheit in der Kommunikation geschaffen hat. Zusätzlich haben Sie das exakte Ziel erreicht, was auf ihrem Zielbild sichtbar gemacht wurde.

So können wir von Visual Facilitators Ihnen helfen

Wie kommen Sie nun zu solch einem Strategie-/Prozess-Bild?

Wir von Visual Facilitators haben diese Methode des visuellen Kommunizierens seit 2005 als einer der Pioniere in den deutschsprachigen Markt eingeführt. Seitdem haben wir für alle Branchen vom Handwerk, über Dienstleistungen, Banken bis zu Software-Konzernen komplexe Prozesse visualisiert, um Kommunikation in Unternehmen zu vereinfachen.
Mit unserem Team aus über 35 visuellen Strategen können wir Sie kurzfristig zu einer Visualisierung beraten. Buchen Sie sich gerne hier ein Beratungsgespräch (Hinweis: Wenn Sie sich im September für ein kostenfreies Beratungsgespräch eintragen, erhalten Sie eine umfangreiche Konzeptberatung für Ihre Visualisierung kostenfrei dazu).